Pojęcie cyfrowej transformacji, choć powszechnie znane, nie zawsze jest odpowiednio definiowane przez organizacje działające w różnych branżach. Wiele firm uważa, że ze względu na specyfikę działalności, nie muszą wcale inwestować w nowe technologie i narzędzia. To właśnie te organizacje najszybciej przekonają się, jak duży wpływ na utratę przewagi konkurencyjnej ma zastój technologiczny. Czy istnieje rozwiązanie tego problemu? Tak, a swoje starania warto rozpocząć od wdrożenia technologii RPA.
Czym jest RPA?
Czym dokładnie jest technologia Robotic Process Automation? To narzędzie, które w bardzo efektywny sposób zastąpić pracowników, wykonujących długie, żmudne czynności wykonywane w ręczny sposób. RPA to oprogramowanie, które przyjmuje rolę wirtualnego pracownika.
W wielu organizacjach stosuje się szereg procesów, które nie mogą obejść się bez przetwarzania danych. Samo pozyskiwanie danych z różnych systemów, logowanie się do nich, odpowiednie pobieranie danych i umieszczenie ich w raportach to praca żmudna, niewymagająca dużego zaangażowania, jednak zabierająca sporo czasu, a co za tym idzie, również zasoby ludzkie. Czy nie lepiej delegować pracownikom bardziej twórcze, odpowiedzialne zajęcia, podczas gdy robot samodzielnie wykona te proste czynności?
Jakie procesy mogą zostać poddane automatyzacji?
Jak wspomnieliśmy, RPA może z powodzeniem zastąpić człowieka na stanowisku wymagającym wykonania pewnych prostych czynności. Jakie dokładnie procesy mogą zostać poddane automatyzacji z pomocą technologii Robotic Process Automation?
Robot może samodzielnie logować się do wielu różnych systemów informatycznych, z których kopiuje dane, a następnie wkleja je do konkretnych tabel i rubryk, tworząc predefiniowane raporty, wspomagające procesy decyzyjne. Odpowiednio zaprojektowana technologia RPA z https://mindbox.pl/pl/intelligent-processes/#rpa jest w stanie sięgać do zewnętrznych źródeł danych, skąd pobiera niezbędne dane. To jednak nie wszystko.
RPA może z powodzeniem przetwarzać pliki w różnych formatach, wyodrębniając pewne konkretne dane, a następnie tworzyć formatki wiadomości e-mail i wysyłać je do odpowiednich osób w firmie. Jak więc widać, są to relatywnie proste czynności, które nie wymagają decyzyjności, jednak w tradycyjnych warunkach zabierają naprawdę dużo czasu pojedynczemu pracownikowi.
System RPA – jakie wyzwania podczas wdrażania?
Na co musi przygotować organizacja, która planuje rychłe wdrożenie technologii RPA w swoich procesach? Przede wszystkim na dokładne przeanalizowanie swoich procesów oraz selekcję tych, które mogą zostać zautomatyzowane. W tym celu należy dokładnie zweryfikować, jaka jest ilość pracowników wykonujących tę czynność, jaka jest powtarzalność procesu, jak wygląda awaryjność danego procesu oraz jaka jest jego czasochłonność. Syntetycznie przeanalizowane procesy znacznie łatwiej wyselekcjonować pod kątem wprowadzenia automatyzacji.
To jednak nie wszystko, z czym osoby decyzyjne muszą się uporać podczas wdrażania systemu RPA. Pracownicy nie zawsze pozytywnie podchodzą do idei automatyzacji w organizacji. Często traktują to jako zastępowanie ich robotami, co prędzej czy później poskutkuje zwolnieniami. Wraz z wprowadzeniem nowoczesnej technologii automatyzacji, firma powinna odpowiednio przekazać informacje pracownikom, wskazując potrzebę automatyzacji i konieczność delegowania pracownikom ciekawszych i bardziej angażujących zadań, które skutkują wzrostem ich motywacji.
Czy każda firma powinna zainwestować w RPA? Rachunek zysków i kosztów
Oczywiście nie każda branża jest w stanie wykorzystać potencjał automatyzacji w swoich procesach biznesowych. Jednak wszędzie tam, gdzie standardowa aktywność organizacji opiera się na wykorzystywaniu nowoczesnych systemów informatycznych, a gros pracy polega właśnie na gromadzeniu, przetwarzaniu i prezentowaniu danych, RPA może wnieść wartość dodaną.
Dlatego począwszy od sektora bankowego, przez branżę e-commerce, ubezpieczeniową, finansową i analityczną aż po IT, system klasy RPA będzie doskonałym rozwiązaniem zwiększającym efektywność wykonywania procesów biznesowych.
Korzyści wynikające z wdrożenia systemu klasy RPA
Jakie korzyści wynikają z wprowadzenia systemu klasy RPA w swojej organizacji? Przede wszystkim znaczne obniżenie kosztów realizacji procesów biznesowych, które w przeszłości były wykonywane przez pracowników. Choć początkowa inwestycja w robotyzację może wydawać się relatywnie wysoka, to jednak w dłuższym okresie znaczne przyśpieszenie pracy wpłynie pozytywnie na rachunek zysków i strat finansowych.
Dodatkowo warto wspomnieć o wysokiej jakości produktu finalnego automatyzacji. Robot nigdy się nie męczy, nie jest zdemotywowany, nigdy nie popełni błędu. To daje nam gwarancję wysokiej jakości a w efekcie zadowolenia klientów.
